Hej, stort tack för du vänder dig med din fråga till oss! Jag kommer utgå ifrån att du med SFF menar samfällighetsförening.

Allmänna regler

I lagen om förvaltning av samfälligheter finner vi regler om hur samfälligheter ska förvaltas. Av 28 § framgår att en samfällighetsförening ska ha stadgar och att dessa ska innehålla bland annat hur ofta en föreningsstämma ska hållas samt på vilket sätt kallelse till föreningsstämman ska ske och den tid före sammanträde då kallelseåtgärd senast ska vidtas.

En föreningsstämma är samfällighetens beslutande organ. På föreningsstämman får alla medlemmar vara med och diskutera samt fatta stora beslut. Besluten kan till exempel gälla föreningens organisation, tillsättande/avsättande av styrelsen, ändring av stadgar m.m. En ordinarie föreningsstämma hålls en gång per år. Jag utgår ifrån att det årsmöte du nämner är en föreningsstämma.

Krävs 100 % positiva mailsvar för att sedan detta protokoll anses vara juridiskt bindande?

Inför en föreningsstämma ansvarar styrelsen för att skicka ut en kallelse. Kallelsen ska innehålla de ärenden som ska behandlas på föreningsstämman. Om ett ärende inte finns med i kallelsen får det inte avhandlas på stämman. Detta är för att alla medlemmar ska kunna förbereda sig inför mötet och veta vad som kommer avhandlas samt beslutas om.

Många föreningar tillämpar ett system med motioner. En motion är ett skriftligt förslag som lämnas till styrelsen i god tid innan kallelsen skickas ut. Då kan förslaget tas upp i kallelsen och senare avhandlas på stämman.

Föreningens stadgar bör innehålla hur en kallelse ska gå till samt hur man kan påverka kallelsen. Av din fråga är det svårt att utläsa om det protokoll som skickats in är en kallelse eller om det är ett förslag till kallelse där medlemmarna är välkomna att lägga till punkter. För att ta reda på vilket det är i ditt fall är det bästa du kan göra att gå till föreningens stadgar och se vad som står skrivet där.

Om protokollet du nämner är att avse som en kallelse får inget annat än det som framgår av protokollet avhandlas. På så sätt blir det att anse som bindande. Däremot kommer besluten om de punkter som nämns avhandlas på stämman, inte i kallelsen. Om du dock vill att föreningen ska diskutera en annan fråga som inte tas upp i kallelsen, har du möjlighet att begära att en extra föreningsstämma hålls där din fråga tas upp. För att kräva detta behöver endast en femtedel (eller mindre om det anges i stadgarna) av samtliga röstberättigade medlemmar begära detta hos styrelsen.

Om man efter protokollförslaget istället skriver samman ett protokoll där alla eventuella synpunkter från medlemmarna tas med – blir detta senare protokoll juridiskt bindande om alla accepterar?

Som jag har skrivit ovan så är det lite oklart vilken ställning protokollet har. Huvudregeln är att stämman inte får besluta om något som inte står med på kallelsen. Om alla medlemmar i hela föreningen är med på föreningsstämman och beslutar att gå efter det nya protokollet så gäller dock det nya protokollet. Det räcker dock med att en enda person inte är närvarande för att den ordinarie kallelsen ska gälla.

Sammanfattning

En kallelse till en föreningsstämma ska innehålla de ärenden som ska behandlas på stämman. Kallelsen innehåller alltså endast föreningsstämmans dagordning. Det är på föreningsstämman som beslut för föreningen tas. Huvudregeln är att inget ärende som inte finns med i kallelsen får avhandlas. Om alla i hela föreningen på stämman däremot är eniga om att frångå kallelsen och ta upp ytterligare ärenden är det ok.

Hur en kallelse ska genomföras och hur många mailsvar som krävs för att kallelsen ska bli gällande borde framgå av stadgarna till din förening. Det första du bör göra är därför att kika i dem.

Om det inte går att lägga till ytterligare ärenden kan du kräva en extra föreningsstämma. Regler om hur detta samt hur många som krävs för att genomföra en extra föreningsstämma brukar också finnas i stadgarna.

Hoppas jag har lyckats besvara din fråga. Du är varmt välkommen att kontakta våra kunniga jurister på Familjens Jurist för ytterligare rådgivning alternativt ställa en ny fråga till oss på Fråga Juristen.