Kommunal verksamhet - Formkrav för avtals ingående?
Hej!
Mitt ärende rör strikt kommunal verksamhet och i synnerhet avtalsskrivning mellan förvaltning och extern föreläsare. Frågan är helt enkelt om vikten av det fysiskt påskrivna dokumentet. Iom det faktum att kommunal e-post korrespondens räknas som officiella dokument öppna för allmänheten så kan man nämligen argumentera för en mer effektiv metod än dagens jagande av signatur att då istället färdigställa en bokningsbekräftelse med alla åtagande som gäller för uppdraget som uppdragstagaren då har att ge sitt medgivande för i e-postform. Skulle det hålla juridiskt; eller är den fysiska signaturen avgörande? Bibliotekarie, Eskilstuna
Rådgivarens svar
Hej och tack för att du vänder dig till Fråga Juristen med din fråga!
Allmänt om rättsläget
Så till vida att speciallagstiftning, såsom lagen om offentlig upphandling, inte är aktuell, gäller reglerna i avtalslagen när ett offentligrättsligt organ sluter ett avtal med annan part.
Enligt denna lag finns det inga formkrav för att ett avtal ska vara giltigt. Ett avtal anses ha ingåtts när den ena parten har lämnat ett anbud och motparten har accepterat detsamma (1 § avtalslagen). Dessa förslag kan lämnas hur som helst - muntligen, skriftligen, via e-post och så vidare. Det enda som krävs är ett tydligt avtalserbjudande och ett jakande svar på detta. Förutsatt att parterna inte har kommit överens om att avtalet ingås i och med de fysiska underskrifterna, är de alltså inte nödvändiga för att avtalet ska vara giltigt.
Tänk på!
Även om det kan vara smidigare att ingå avtal via till exempel e-post, har den fysiska underskriften också sina fördelar.
Fysiska underskrifter kan vara viktiga ur bevissynpunkt. Om det till exempel uppstår tvist om huruvida ett avtal föreligger eller ej, måste den som hävdar dess existens bevisa detta. Fysiska underskrifter på ett skriftligt avtal indikerar att parterna varit överens om det som står i avtalet, och tillmätes därför ett tämligen högt bevisvärde.
Notera även att vissa har den felaktiga uppfattningen att fysiska underskrifter är nödvändiga för att ett avtal ska vara giltigt, vilket kan leda till att de inte uppfyller sina avtalsförpliktelser förrän avtalet har skrivits under.
Om du ingår avtal via e-post bör du även vara vaksam på att en så kallad “oren accept” kan uppstå om den ena parten skickar ett anbud som motparten sedan ändrar eller kompletterar i sitt svar. Svaret räknas då som ett nytt anbud, som den första anbudsgivaren måste svara på för att avtalet ska anses ha ingåtts (6 § avtalslagen). Denna risk för missförstånd löper man inte på samma sätt om båda parter skriver under ett skriftligt avtal. Men så länge ni är tydliga och noggranna i er korrespondens så ska det inte vara några problem. Att skicka en bokningsbekräftelse och få medgivande via e-post bör räcka för att avtalet ska anses ha ingåtts!
Jag hoppas att detta besvarade din fråga! Tveka inte på att höra av dig igen om du har fler funderingar!
Fråga Juristen är en tjänst där du kan söka efter svaret på juridiska frågor. Frågorna har besvarats av studenter från Familjens Jurists studentnätverk. Rådgivningen har utförts efter bästa förmåga och svaren utgår från hur juridiken såg ut då svaret publicerades, vilken kan ha ändrats sedan dess. Familjens Jurist ansvarar inte för ett visst resultat som kan uppkomma på grund av att du använder svaret eller givna råd från Fråga Juristen i något sammanhang. Läs mer om Fråga Juristen här.